前回は、AppSheetに用意されているAction「Data: execute an action on a set of rows」について、テーブルをまたいだ処理の設定を解説しました。
今回は、2件以上のレコード（行）について一括処理する方法について学びます。
この使い方をマスターすれば、単純な一括処理なら、GAS（Google Apps Script）や外部サービスに頼らずに実行できるようになります。
前回に引き続き、在庫管理アプリのユースケースを使います。
使用する在庫管理アプリは、このブログで解説している在庫管理アプリ（7回シリーズ）か、メルマガ購読者特典のサンプルアプリをダウンロードしてください。
【お知らせ】
2022年10月以降、AppSheetエディタの画面が新しく変更されています。
AppSheetのアップデートが速すぎて（汗）、このブログ記事はまだ新エディタの画面には対応していません。
エディタ画面右上にある「Switch to the legacy editor」というアイコンをクリックすると、新エディタと旧エディタの切り替えができます。
記事のアップデートができるまでは、とりあえず、旧エディタに切り替えて解説を読んでください。
目次
1.AppSheetで一括処理する方法
在庫管理アプリのユースケースで一括処理をやってみましょう。
今回のユースケースは、入出庫履歴を月別に集計して、月末の期末在庫数を計算するというものです。
- Actionで「品目」テーブルの「トリガ」列の値を一括で更新する
- 「期首在庫」「月別入庫」などの列にFormulaを設定して、列の値を一括で更新する
データソースに列を追加後に、AppSheetでRegenerateする
データソースに在庫量を列を追加します。
AppSheetエディタ左側メニューにある「Data」をクリック、タブメニュー「Tables」をクリックします。
「品目」テーブルをクリックして、設定パネルを開きます。
「View Source」をクリックしてデータソースを開きます。
データソースのGoogleスプレッドシートを開いたら、列を追加します。
今回のユースケースでは、入出庫履歴を月別に集計して、期末在庫を計算するので以下のような列を追加しました。
- 期首在庫
- 月別入庫
- 月別出庫
- 月別在庫修正
- 期末在庫
- トリガ
「トリガ」列は、各レコード（行）の値を一括更新するために使用します。
「トリガ」列の値を更新した時に、Formulaが計算を実行して各列の値を更新するようにします。
データソースを変更したので、AppSheet側の列設定を更新しましょう。
AppSheetエディタ左側メニューにある「Data」をクリック、タブメニュー「Columns」をクリックします。
「品目」テーブルをクリックして、列設定パネルを開きます。
右上の「Regenerate Structure」をクリック、「Regenerate」をクリックして列設定を更新します。
続けて、さきほど追加した列のFormulaを設定します。
TYPEはすべて「Number」にしましょう。
「トリガ」列は、INITIAL VALUEを0にしておきます。
続けて、各列の「FORMULA」をクリックしてExpression Assistantを表示します。
「期首在庫」列の式は以下の通りです。
「品目」テーブルの「在庫量」列（Virtual Column）に設定している式を少し修正しています。
- MAXROW => MINROWに変更した
- 月別集計のため、「入出庫履歴」の「作成日時」が現在月であることを条件に追加した
- 現在月の入出庫履歴がない場合、
- 「数量」列と「在庫量」列の値が異なる時（過去に入出庫履歴がある） => 「在庫量」を「期首在庫」にする
- それ以外の時 => 「数量」を「期首在庫」にする
では、以下の式をコピペしましょう。
IF(
COUNT(
SELECT(
入出庫履歴[変更前の数量],
[ID] = MINROW(
"入出庫履歴",
"_RowNumber",
AND(
[_THISROW].[ID] = [品目],
MONTH(TODAY()) = MONTH([作成日時])
)
)
)
) > 0,
ANY(
SELECT(
入出庫履歴[変更前の数量],
[ID] = MINROW(
"入出庫履歴",
"_RowNumber",
AND(
[_THISROW].[ID] = [品目],
MONTH(TODAY()) = MONTH([作成日時])
)
)
)
),
IF(
[数量] <> [在庫量], [在庫量],
[数量]
)
)
続いて、「月別入庫」列の式です。「入出庫履歴」テーブルで
- 同じ品目
- 「操作内容」列の値が「入庫」
- 作成日時が現在月
のレコード（列）の「数量」を合計します。
SUM( SELECT( 入出庫履歴[数量], AND( [_THISROW].[ID] = [品目], "入庫" = [操作内容], MONTH(TODAY()) = MONTH([作成日時]) ) ) )
続いて、「月別出庫」列の式です。「入出庫履歴」テーブルで
- 同じ品目
- 「操作内容」列の値が「出庫」
- 作成日時が現在月
のレコード（列）の「数量」を合計します。
SUM( SELECT( 入出庫履歴[数量], AND( [_THISROW].[ID] = [品目], "出庫" = [操作内容], MONTH(TODAY()) = MONTH([作成日時]) ) ) )
続いて、「月別在庫修正」列の式です。「入出庫履歴」テーブルで
- 同じ品目
- 「操作内容」列の値が「棚卸」
- 作成日時が現在月
のレコード（列）の「数量の増減」を合計します。
SUM( SELECT( 入出庫履歴[数量の増減], AND( [_THISROW].[ID] = [品目], "棚卸" = [操作内容], MONTH(TODAY()) = MONTH([作成日時]) ) ) )
最後に「期末在庫」列の式です。
「期首在庫」以下、各列の値を加減して計算します。
2.Actionを設定する
はじめに「set the values of some columns in this row」を作成する
Actionを設定しましょう。
「execute an action on a set of rows」は別のアクションと組み合わせる必要があります。
前回と同様に「set the values of some columns in this row」のアクションを先に作っておきましょう。
AppSheetエディタの左側メニュー「Behavior」をクリック、タブメニュー「Actions」をクリックします。
「New Action」でActionを新規作成しましょう。
まずは、「トリガ」列の値を更新するActionを作成します。 各項目は以下のように設定しました。
- Action name：「月別集計トリガ」
- For a record of this table：「品目」
- Do this：「Data: set the values of some columns in this row」
- Set these columns：「トリガ」、[トリガ]+1
Set these columnsには式を設定します。三角フラスコアイコンをクリックして、Expression Assistantを表示します。
Expression Assistantには、[トリガ]+1を入力します。
このアクションを実行すれば、「トリガ」列の現在値に1を加算して、更新します。
右上の「Save」をクリックして保存するとエラーのアラートが表示されると思いますが、気にせず続けましょう。
このアクションは表示しないので、Prominenceで「Do not display」を選択しましょう。
「execute an action on a set of rows」を設定する
一括処理のAction「execute an action on a set of rows」を作成しましょう。
各項目は以下のように設定しました。
- Action name：「月別集計」
- For a record of this table：「品目」
- Do this：「Data: execute an action on a set of rows」
- Reference Table：「品目」
- Referenced Rows：LIST( [ID] )
- Referenced Action：「月別集計トリガ」
前回解説したとおり、
- For a record of this table：アクションのトリガになるテーブル
- Referenced Table：アクションを実行するテーブル
を設定します。
今回のユースケースでは、「品目」テーブルのView上に、アクションを実行するボタンを置き、ボタンクリックで実行します。
なので、アクションのトリガも実行も同じ「品目」テーブルになります。
Referenced Rowsに式を設定するので、三角フラスコアイコンをクリックしてExpression Assistantを開きましょう。
Expression Assistantに、LIST( [ ID ] )を入力します。
「品目」テーブルのKEYは「ID」列です。
LIST( [ ID ] )は、「品目」テーブルにあるレコード（行）の「ID」（KEY値）をListで返すという意味になります。
以上により、「品目」テーブルにあるレコード（行）について、一括で「月別集計トリガ」アクションを実行することができます。
つまり、「品目」テーブルの「トリガ」列の値を一括で更新します。
このアクションについては、Prominenceで「Display Inline」を選択しましょう。
スライスを確認する
スライスの設定を確認します。
AppSheetエディタ左側メニュー「Data」をクリック、タブメニュー「Slice」をクリックします。
「在庫」というスライスがあるので、クリックしてスライス設定パネルを開きます。
「品目」テーブルに追加した列があるか確認します。
ない場合は、「Add」で追加しておきます。
3.AppSheetアプリで一括処理を確認する
実際に操作して確認してみましょう。
AppSheetエディタ画面のプレビューで、タブメニュー「在庫」をクリックして選択します。
右上にチェックボックスのアイコンがあるので、クリックします。
Bulk Select（一括選択）という機能です。
チェックボックスをチェックして、品目を複数選択できるようになります。
2件以上の品目を選択してみましょう。
右上にある3ドットアイコンをクリックすると、「月別集計」と表示されます。
さきほど設定した「月別集計」Actionを「Display Inline」で表示するとこのようになります。
では、「月別集計」をクリックしてみましょう。
先ほど選択した品目について、「期首在庫」以下、追加した列のFormulaが実行されて、値が更新されます。
データソースを確認すると、「トリガ」列の値が+1されていることが分かると思います。
「在庫量」のVirtual Column、前回追加した「在庫量_actual」、そして今回追加した「期末在庫」の値が同じになっていたら成功です。
4.AppSheet Automationで一括処理する際には件数に注意する
以上、「execute an action on a set of rows」を使った一括処理をやってみました。
Referenced Rowsで設定した条件が、2件以上のレコード（行）に該当する場合に、一括処理ができます。
今回のユースケースでは、「在庫」Viewで、「品目」テーブル内にあるレコード（行）をチェックボックスで選択（Bulk Select）して、選択したレコード（行）を対象とした一括処理を行いました。
ひとつ注意点があります。
AppSheetでは、サーバーに負荷がかかる処理については件数を制限したり、時間制限があります。
Automationを使って一括処理を実行することもできますが、その場合、時間制限（約2分）に引っかかることがあるようです。
概ね200件くらい一括処理するとエラーになり、実行できないことがありました。
Automationで処理する場合は、件数に気をつけましょう。
在庫管理アプリの機能としては、「在庫量」のVirtual Columnだけで事足りるので、実際には実用性はありませんが、
- AppSheetだけでテーブルをまたいだ処理をやりたい時
- AppSheetだけで2件以上のレコードの一括処理をやりたい時
に思い出して、使えるようにしておきましょう。
