エクセルの備品管理の限界をアプリとQRコードで解決しよう

エクセルや紙で備品管理をしていて、限界を感じていませんか？この記事では、エクセルと紙による備品管理の課題を整理し、ノーコードアプリ開発ツール「 AppSheet （アップシート）」を活用してどのように解決できるかを解説します。備品管理のデジタル化を検討している管理担当者の方はぜひ参考にしてください。

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執筆・監修　AppSheet導入支援・アスラボ株式会社・松野将宏

2015年設立、10年の開発経験があり、自社開発システムで公的機関のIT開発支援事業にも複数回採択されました。2021年にAppSheet開発・内製化支援「アプリスイート」を立ち上げ、中小企業から上場企業まで幅広い業界で開発支援を行っています。豊富な経験と実績から培われた独自の知見で、技術ブログを50本以上執筆しています。

1. 備品管理、こんなことで困っていませんか？

エクセルで備品台帳を作成し、貸出管理や棚卸を紙で行っている場合、備品数が増えるほど管理の手間とミスが積み重なっていきます。備品管理の現場では、次の3つの課題がよく挙げられます。

1-1. 最新情報が一覧できない

誰がどこで使用しているのか、いつ返却されるのかが分からない

備品台帳と貸出履歴が連動していないため、「今、あの備品は誰が使っているのか」「いつ返ってくるのか」が台帳を見ても分かりません。空き状況を確認するたびに管理担当者へ問い合わせが発生し、担当者はその対応に追われます。返却期限の管理も曖昧になりがちで、気づけば長期間、同じ人が備品を持ち続けているということも起こります。

最新のステータス（使用中・修理中・故障中など）が分からない

管理担当者がステータスを更新しても、台帳にリアルタイムで反映されない、あるいは更新が追いつかない状況が続くと、「台帳を見ても実態と合っているか分からない」という状態になります。結局、現物を確認しに行かないと最新状態が分からず、管理業務の手間がかかり続けます。

1-2. 棚卸に時間がかかる

シリアル番号のメモと台帳突合で、半日〜1日がかりになる

棚卸を紙で行う場合、備品を一つひとつ確認してシリアル番号を紙にメモし、エクセルの台帳と突合する作業が必要です。備品数が多くなるほど、この作業は半日がかり、あるいは一日がかりになります。

ミスが混入すると、原因調査がさらに発生する

記入ミスや転記ミスが混入するリスクもあり、突合作業が終わっても「この差異はなぜ？」という確認作業がさらに発生することがあります。棚卸のたびに担当者の大きな負担となり、毎年「何とかしたい」と思いながら翌年も同じ作業を繰り返す、という状況になりがちです。

1-3. データの整合性が保てない

エクセルの同時編集ができず、更新漏れが起きる

複数の担当者が同じエクセルファイルを更新しようとすると、誰かが開きっぱなしで入力できない、最新版がどれか分からない、という問題が起きます。更新漏れが積み重なると、台帳の内容が実態と乖離していきます。

「台帳を見ても信頼できない」状態になる

台帳と実態が合わなくなると、管理担当者は台帳ではなく現物を確認するしかなくなります。備品管理のためにエクセル台帳を作っているはずが、結局は現物確認に頼らざるを得ないという悪循環に陥ります。

2. こんな状態が実現できたら

エクセルと紙による備品管理の限界を乗り越えると、以下のような業務スタイルが実現できます。

2.1. 備品の状況が、いつでもどこでもリアルタイムで確認できる

備品台帳と貸出履歴が連動していれば、「今誰が使っているか」「いつ返却予定か」「ステータスは使用中か修理中か」が、アプリを開けば即座に分かります。

空き状況を確認するために管理担当者に問い合わせる必要もなく、借りたい人が自分で確認して手続きまで完結できます。

管理担当者は問い合わせ対応から解放され、本来の管理業務に集中できるようになります。

2.2. 棚卸が、QRコードのスキャンだけで短時間で完了する

備品にQRコードを貼っておけば、棚卸のときにスマホでスキャンするだけで台帳と突合できます。

シリアル番号を紙にメモして、エクセルと照合する作業は不要になります。

記入ミスや転記ミスも起きないため、「差異の原因調査」という二次作業もなくなります。半日がかりだった棚卸が、大幅に短縮できます。

2.3. 誰が更新しても、台帳が常に実態と一致している

アプリで備品管理を行えば、貸出・返却・ステータス変更がその場で台帳に反映されます。

複数の担当者が同時に操作しても整合性が保たれるため、「最新版がどれか分からない」「台帳と実態が合っていない」という状況がなくなります。

管理担当者は台帳を信頼して業務を進められるようになり、現物確認に頼る必要がなくなります。

3. ノーコードアプリ「 AppSheet 」とQRコードで 備品管理 を効率化する

エクセルと紙による備品管理の課題は、Googleが提供するノーコード開発プラットフォーム「AppSheet（アップシート）」を活用することで解決できます。

3-1. QRコードで 備品管理 ができる

AppSheetには、QRコードやバーコードを読み取る機能があります。具体的には、備品台帳に備品を追加したときに、備品管理番号をQRコードにして、備品に貼り付けます。貸出、返却、棚卸の際に、備品に貼り付けられたQRコードをスキャンすることで、備品を引き当てることができます。これにより、入力の手間が省けるだけでなく、入力ミスも防ぐことができます。

3-2. 備品の最新状態を可視化して、一覧できる

AppSheetとQRコードを活用することで、備品の最新状態を可視化して、一覧することができます。具体的には、備品台帳と貸出履歴を紐付けることで、誰がどこで使用しているのか、いつ返却されるのか、一目で分かるようにすることができます。また、管理者が備品のステータスを変更した際にも、備品台帳に反映されるため、備品の最新状態を常に把握することができます。これにより、以下のようなメリットがあります。

• 備品の在庫状況や貸出状況をリアルタイムで確認できるため、適切な管理を行うことができる
• 紛失や盗難などのリスクを低減することができる
• 備品の有効活用を図ることができる

3-3. マルチデバイスで 備品管理 ができる

AppSheetとQRコードを活用することで、備品管理をマルチデバイスで行うことができます。具体的には、以下のように使用します。

• ユーザーのスマホで備品のQRコードを読み取って、貸出や返却を行う
• ユーザーは、PC（デスクトップモード）で備品の最新情報を一覧表示できるので、希望の備品が貸出可能か簡単に分かる
• 管理者は、備品台帳の登録やステータスの更新など通常の管理業務をPCで行い、棚卸でスマホやタブレットを使用する
• 備品台帳に備品を追加する時に、現物の写真を撮って添付することができる

ユーザーは、いつでもどこでも、自分のデバイスから備品の最新情報を確認することができて、管理者は、デバイスに合わせて業務を効率化することができます。

3-4. アプリの設計について

備品台帳と社員マスタを用意し、貸出履歴・棚卸履歴をそれぞれ関連付けることで、備品ごとの履歴をアプリ上で一元管理できます。

運用は「備品追加時にQRコードを発行して貼り付け、貸出・返却・棚卸のたびにスキャンする」という流れで、現場への定着もしやすい設計です。

4. AppSheet の導入効果

AppSheetとQRコードを活用することで、以下のような変化が期待できます。

5. まずは無料相談から

備品管理のアプリ化について、「自社でも実現できるか確認したい」「どこから始めればよいか分からない」という方は、まずはお気軽にご相談ください。

アプリスイートでは、現在の業務内容をヒアリングした上で、AppSheetで実現できることと、その進め方をご提案しています。初回の相談は無料です。