AppSheet Automationの使い方(1) 6つのTaskでできること

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AppSheet Automation(オートメーション)は、業務プロセスや紙ベースのワークフローを自動化します。
Automationには、定型化された6つのTask(タスク)が用意されています。
このブログ記事では、Taskの使い方と具体的な活用事例について解説します。
Taskの基本的な設定方法をマスターして、AppSheetアプリに機能を追加していきましょう。

この記事では、請求書アプリのユースケースにAutomationを設定して、Taskを追加していきます。
使用する請求書アプリは、このブログで解説している請求書アプリ(7回シリーズ)です。
ブログを読んでアプリを自作していない場合は、メルマガ購読者特典のサンプルアプリをダウンロードしても大丈夫です。

【お知らせ】
2022年10月以降、AppSheetエディタの画面が新しく変更されています。
AppSheetのアップデートが速すぎて(汗)、このブログ記事はまだ新エディタの画面には対応していません。
エディタ画面右上にある「Switch to the legacy editor」というアイコンをクリックすると、新エディタと旧エディタの切り替えができます。
記事のアップデートができるまでは、とりあえず、旧エディタに切り替えて解説を読んでください。

Switch to the legacy editor」で旧エディタに切り替える。

1. AppSheet Automationには6つTaskが用意されている

Automationは、Bot(ボット)という一連のワークフローを定義して、実行します。
Taskは、Bot内にStep(ステップ)として追加して、決められたタスクを実行するものです。
AppSheetには、以下の6つのTaskが用意されています。

Task 機能 活用事例
Send an email メールを送信する
  • Googleフォームで受け付けた問い合わせに、定型文で返信する
  • 完了ボタンをクリックして、完了通知メールを送信する
  • dynamic emailで承認メールや写真付き報告メールを送信する
Send a notification プッシュ通知を送信する
  • 現場担当者のモバイルデバイスにプッシュ通知を送信する
Send an SMS SMSメッセージを送信する
  • 現場担当者のモバイルデバイスにSMSメッセージを送信する
    (日本からは送れない?)
Call a webhook Webhookで外部サービスと通信する
  • LINE Notify」などWebhookが利用できるサービスにプッシュ通知を送信する
  • 「AppSheet API」を使用してテーブルをまたいだ処理や一括処理を行う
Create a new file PDFなどのファイルを作成して保存する
  • 帳票(見積書、納品書、請求書など)のPDFを作成する
  • リスト(顧客、受注、商品など)のExcelファイルを作成する
Call a script GAS(Google Apps Script)を実行する
  • AppSheetだけでできない複雑な処理や一括処理を実行する
  • GASを利用して外部サービスと連携する

「Send an SMS」については何度かテストしてみましたが、私たちの環境からは送信ができませんでした。
なので、このブログでは「Send an SMS」を除く5つのTaskについて使い方と設定方法を解説していきます。

無料プラン(Prototype)では、テストしたり使用できる機能が限定されています。
Taskに用意されているすべての機能を使うためには、アプリをデプロイ(Deployed)する必要があります。
その際、有料プラン契約が必須となります。
デプロイや有料プラン契約については、「AppSheet の料金 - 無料と有料の違い、ライセンスの数え方」を参照してください。

2. 請求書アプリにAppSheet Automationを追加する

では、請求書アプリにAutomationを設定してみましょう。
ブログでは、「Create a new file」を使用して請求書のPDFを発行するBotをひとつ作成済です。

この記事では、もうひとつ別のBotを追加します。
請求書アプリを作成していない場合は、メルマガ購読者特典のサンプルアプリをダウンロードしてください。

Automationは、AppSheetエディタ左側メニュー「Bots」をクリックして、以下のタブ項目を設定します。

  • Bots(ボット):Automationを定義します。
  • Event(イベント):「Bot」をトリガーするデータ変更またはスケジュールを設定します。
  • Process(プロセス):「Bot」がトリガーされた時に実行する一連のStep(ステップ)です。TaskやAction(アクション)を実行します。
  • Task:実行するタスクを設定します。

Automationは、AppSheetエディタ左側メニュー「Bots」をクリックして、タブ項目を設定する。

Botを無効にする

「Bots」タブへ移動します。
請求書アプリには、既に「請求書PDF発行」というBotがひとつ作成済だと思います。
今回は、このBotは使わないので一時的に無効にしておきます。

「請求書PDF発行」をクリックして、設定パネルを開きます。

「請求書PDF発行」をクリックして、設定パネルを開く。

「Disable」ボタンをクリックします。

「Disable」ボタンをクリックする。

ボタンの表示が「Enable」に変わります。
これで「請求書PDF発行」Botが無効になりました。画面右上の「SAVE」をクリックして保存しておきましょう。

「請求書PDF発行」Botが無効になる。

Botの表示が「(disabled) 請求書PDF発行」になっているのが分かります。

Botの表示が「(disabled) 請求書PDF発行」になる。

Botを設定する

「New bot」をクリックして、新しいBotを追加します。

「New bot」をクリックして追加する。

Botの名前をつけます。
「Bot name」で「請求書Automation」という名前をつけました。

Botの名前をつける。

Eventを設定する

次に、Event(イベント)を作成します。
「Configure event」をクリックします。

Event(イベント)を作成する。

Eventの名前をつけます。
「Event name」に「請求書Automationトリガ」という名前をつけました。

Eventの名前をつける。

エディタ画面の右側に、Eventの設定パネルが開きます。

エディタ画面の右側に、Eventの設定パネルが開く。

Eventの設定項目は、「Event Type」により異なります。

  • Data Change:データの追加、更新、削除などデータ変更された時に、Botを実行します
  • Schedule:特定の曜日や時間になった時に設定したBotを実行します(デプロイ必要)

ここでは「Data Change」を使用します。
「Data Change」はデプロイが不要なので無料アプリでもテストできます。
「Data Change」の設定項目は以下の通りです。

設定項目
Event Type (Data Changeの場合)Botの実行をトリガするデータ変更を選択します

  • All changes:追加、更新、削除
  • Adds only:追加のみ
  • Adds and updates:追加と更新のみ
  • Adds and deletes:追加と削除のみ
  • Deletes only:削除のみ
  • Updates and deletes:更新と削除のみ
  • Updates only:更新のみ
Table Eventが参照するテーブルを選択します。選択したテーブルのデータ変更(Event Type)を監視して、条件(Condition)を設定している時は、その条件に合致した時にBotを実行します
Condition Botを実行する条件を設定します(条件がなければ設定しなくてもよいです)
Bypass Security Filters? セキュリティフィルターを無視します(設定不要です)

ここでは、Event typeを「Data Change」にして「Updates only」を選択します。
Tableは「請求書」にします。

次に、「Event Type」に条件を追加する時は、「Condition」の三角フラスコアイコンをクリックして、Botを実行する条件式を入力します。

「Event Type」にBotを実行する条件式を入力する。

Expression Assistantに以下のように入力します。
「請求書」テーブルに「トリガ」列というNumber列があります。
「トリガ」列の値が変更された時、Botを実行するという意味になります。

Expression Assistantに式を入力する。

「トリガ」列の値はActionを使って変更します。

請求書アプリでは、このActionを既に作成済みです。
AppSheetエディタの左側メニュー「Action」(旧エディタでは、Behavior)をクリックしてみましょう。
「請求書発行」というActionがあると思います。

AppSheetエディタの左側メニュー「Action」をクリックして「請求書発行」というActionを表示する。

Stepを追加する

続いて、Processを設定します。
Processは、ActionやTaskなどの一連の動作(Step)を、設定した順番で実行します。

例えば、「請求書をPDFで発行して請求先にメールで送信する」という業務プロセスについて、

  1. ファイルを作成して保存するタスク
  2. メールを送信するタスク

というステップに分けて、1、2を順番に実行することで実現できます(実際は「Send an email」だけで、ひとつのStepでできます)。
Processは、1つ以上のStepで構成されます。 「Add a step」でステップをひとつ追加します。

「Add a step」でステップをひとつ追加する。

Step(ステップ)の名前をつけます。
「Step name」に「請求書Automationステップ」と名前をつけました。

Step(ステップ)の名前をつける。

Stepが追加されるので、クリックして開きます。

Stepが追加されるので、クリックして開く。

ステップの種類を選択します。ここでは「Run a task」にします。

ステップの種類を「Run a task」にする。

以上、Botに1つ以上のステップを追加すると、Processが自動的に作成されます。
AppSheetエディタ左側メニュー「Bots」をクリック、「Processes」タブに移動してみましょう。
Processが見当たらない場合は、「Show unlinked」をクリックすると表示されます。

AppSheetエディタ左側メニュー「Bots」をクリック、「Processes」タブに移動する。

Processが作成されていることが分かります。

Processが作成されている。

以上で、Processの設定(Stepの追加)までできました。
あとは、Stepで実行するTaskを設定するだけです。

次回以降、「Send an SMS」を除く、5つのTaskについて詳しく解説していきます。
次回(第2回)は、「Create a new file」でファイルを作成します。
請求書アプリでは、既に請求書をPDFで発行するBotを作成済なので、次回はExcelで請求書を発行するBotに挑戦してみます。

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