エクセルの在庫管理をスマホ・QRコード・バーコードで効率化

紙とエクセルで在庫管理をしていて、限界を感じていませんか？この記事では、紙とエクセルによる在庫管理の課題を整理し、ノーコードアプリ開発ツール「 AppSheet （アップシート）」を活用してどのように解決できるかを解説します。在庫管理のデジタル化を検討している管理担当者の方はぜひ参考にしてください。

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執筆・監修　AppSheet導入支援・アスラボ株式会社・松野将宏

2015年設立、10年の開発経験があり、自社開発システムで公的機関のIT開発支援事業にも複数回採択されました。2021年にAppSheet開発・内製化支援「アプリスイート」を立ち上げ、中小企業から上場企業まで幅広い業界で開発支援を行っています。豊富な経験と実績から培われた独自の知見で、技術ブログを50本以上執筆しています。

1. 在庫管理、こんなことで困っていませんか？

紙とエクセルで在庫管理を行っていると、二度手間と転記ミスが積み重なっていき、在庫数が一致しない、リアルタイムで在庫数が把握できないといった問題が発生します。在庫管理の現場では、次の3つの課題がよく挙げられます。

1-1. 二度手間と転記ミスで在庫数が合わない

入庫・出庫のたびに、まず棚札（紙）に数量を手書きして、あとで事務所に戻ってエクセルに転記する——この二度手間に、毎日追われていませんか。

作業が立て込んでくると、棚札への記入が後回しになったり、転記を忘れたりすることも。

記入ミス・転記ミスが少しずつ積み重なると、気づいたときには棚札とエクセルで在庫数が合わなくなっている——そんな状況に心当たりはないでしょうか。

• 入出庫のたびに、棚札への手書き記入とエクセルへの転記で二度手間が発生する
• 記入漏れや転記ミスが積み重なり、棚札とエクセルの数字が一致しなくなる
• 現場（倉庫・棚）でスマホや端末から直接入力できないため、後でまとめて転記する

1-2. データの信頼性が低下、棚卸に時間がかかる

複数の担当者で同じエクセルファイルを更新すると、最新の状態が分からない——「今の在庫数が本当に正しいのか？」

このようにデータの信頼性が低下すると、頼れるのは現物の目視確認だけになります。

結果として、棚卸しのたびに現物とエクセルを一点ずつ突合する作業が必要になり、半日〜1日がかりの大仕事になってしまいます。

• エクセルファイルの最新状態が分からず、リアルタイムの在庫数が把握できない
• データの信頼性が低下し、「書いてある在庫数を信頼できない」という状態に
• 棚卸しのたびに現物との突合作業に時間がかかり、担当者の大きな負担に

1-3. 欠品・過剰在庫の発見が遅れる

エクセルには、在庫が発注点を下回ったときに自動で通知する仕組みがありません。

気づいたときにはすでに在庫がなく、急いで発注しても間に合わなかった——こんな欠品トラブルに悩んでいませんか。

逆に、「念のため多めに発注しておこう」という判断が積み重なり、倉庫に使わない在庫が山積みになってしまうケースも少なくありません。発注点・安全在庫の管理が担当者の経験と勘に頼っている限り、欠品と過剰在庫は繰り返されます。

• 在庫が発注点を下回っても自動で通知されず、担当者が目視で確認する
• 発見が遅れて欠品になるか、逆に過剰発注でキャッシュを無駄にするかの繰り返し
• 発注管理が特定の担当者の経験・勘に依存しており、引き継ぎが難しい

2. こんな状態が実現できたら

紙とエクセルによる在庫管理の課題を解決すると、以下のような業務スタイルが実現できます。

2.1. 転記不要でミスが減る

棚札への手書き記入もエクセルへの転記も、もう不要になります。

入庫・出庫のタイミングに、その場でスマホを取り出してバーコードやQRコードをスキャンするだけで商品が自動的に引き当てられ、在庫数をリアルタイムで更新できます。

記入漏れも転記ミスも構造的に起こらなくなるため、「棚札とエクセルが合わない」という状況そのものがなくなります。

2.2. リアルタイムで在庫数量を把握できる

在庫データはクラウド上で一元管理され、複数の担当者が同時にアクセスしても常に最新の数字が表示されます。

「このデータは本当に正しいのか」という疑念を持たずに業務を進められる状態になります。

棚卸しも、スマホでQRコードやバーコードをスキャンしながら進めるだけで台帳との突合が自動的に完了し、半日〜1日がかりの作業が大幅に短縮されます。

2.3. 発注点管理を自動化

在庫数が発注点を下回ると、担当者のメールに自動でアラートが届きます。

欠品に気づかないまま受注してしまう、というトラブルがなくなります。

「念のため多めに」という感覚的な発注から脱却し、データに基づいた適正在庫の維持が仕組みとして実現できます。

3. ノーコードアプリ「 AppSheet 」で在庫管理を効率化する

こうした課題は、Googleが提供するノーコード開発プラットフォーム「AppSheet（アップシート）」を活用することで解決できます。

AppSheet はプログラミングの知識がなくても、スマホやタブレットで使えるアプリをスピーディーに構築できるプラットフォームです。

3-1. QRコード・バーコードで入出庫を記録する

AppSheet には、スマホのカメラでQRコードやバーコードを読み取る機能が標準で備わっています。

商品に貼り付けたQRコードやバーコードをスキャンするだけで商品マスタから情報が自動引き当てされ、入庫・出庫の数量を入力して登録すると、在庫数がその場でリアルタイムに更新されます。

棚札への手書きも、事務所でのエクセル転記も不要になります。現場のスマホがそのまま入力端末になるため、作業の流れを変えることなく導入できます。

3-2. 在庫数をリアルタイムに共有する

入出庫データは、スプレッドシートに記録され、クラウドで管理されます。アプリ上には、常に最新の在庫数が表示されます。

複数の担当者が同時にアクセスしても、「誰かが更新する前の古いデータを見ていた」という事態が起こらなくなり、在庫台帳への信頼性が回復します。

在庫数・商品ごとの入出庫履歴はエクスポートできるため、月次レポートや棚卸しの資料作成にもそのまま活用できます。

3-3. 発注点アラートをメールで自動送信する

在庫数が設定した発注点を下回ると、担当者のメールアドレスに自動でアラートが送信されます。

「気づいたら在庫がゼロだった」という状況を、仕組みとして防ぐことができます。

発注点は商品マスタで商品ごとに設定するため、品目が増えても管理が煩雑になりません。感覚的な発注から脱却し、データに基づいた在庫管理が実現します。

3-4. 倉庫の平面図で在庫の場所をマップ管理する

AppSheet には画像上の座標をピンで記録する機能があります。

倉庫や工場の平面図（JPG、PNG）を用意してアプリに登録しておくと、各物品の保管場所を平面図上にピンで表示し、「どの棚のどこに何があるか」を地図感覚で確認できるロケーション管理が実現します。

文字だけの在庫台帳と比べて、保管場所の把握や新人への引き継ぎが格段にスムーズになります。

3-5. アプリの設計について

発注管理や生産管理など他のアプリと連携する場合には、入庫テーブルと出庫テーブルに分けた3テーブル構成がおすすめです。入庫・出庫それぞれのデータを独立して扱えるため、連携がしやすくなります。

入出庫のたびに在庫数を自動計算します。バーコードスキャンで商品マスタから情報を引き当て、記録と在庫計算が一連の操作で完結するよう構成します。

4. AppSheet の導入効果

AppSheetで、在庫管理をスマホアプリに移行することで、以下のような変化が期待できます。

5. まずは無料相談から

在庫管理のアプリ化について、「自社でも実現できるか確認したい」「どこから始めればよいか分からない」という方は、まずはお気軽にご相談ください。

アプリスイートでは、現在の業務内容をヒアリングした上で、AppSheetで実現できることと、その進め方をご提案しています。初回の相談は無料です。