運転日報をスマホアプリに移行して、QRコードと生成AIで効率化

社用車や営業車を使う仕事では、運転日報の作成が欠かせません。この記事では、紙やエクセルによる運転日報の課題を整理し、ノーコードアプリ開発ツール「 AppSheet （アップシート）」を活用してどのように解決できるかを解説します。現場でスマホで運転日報を作成したいと考える管理担当者の方はぜひ参考にしてください。

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執筆・監修　AppSheet導入支援・アスラボ株式会社・松野将宏

2015年設立、10年の開発経験があり、自社開発システムで公的機関のIT開発支援事業にも複数回採択されました。2021年にAppSheet開発・内製化支援「アプリスイート」を立ち上げ、中小企業から上場企業まで幅広い業界で開発支援を行っています。豊富な経験と実績から培われた独自の知見で、技術ブログを50本以上執筆しています。

1. 運転日報、こんなことで困っていませんか？

運送・物流・配送業など、社用車や営業者を持つ業種では、運転日報の作成が欠かせません。

乗車前の点検やアルコールチェック、給油の記録、走行距離の管理など、日々のルーティン業務は多岐にわたります。

紙やエクセルでこれらの記録を管理している場合、次のような困りごとに心当たりはありませんか？

1-1. 運転中・乗車後に起きたことを、その場で記録できない

給油やオドメーターの数値は、その場でメモしておき、あとで日報やエクセルに手入力している方も多いのではないでしょうか。

月末・四半期になってまとめて入力しようとすると、数字の読み間違いや入力ミスが発生しがちです。

事故やトラブルが起きた際に、現場で写真は撮ったものの報告書の作成は事務所に戻ってからでは、記憶があいまいになり報告が後手に回ってしまいます。

• 給油量やオドメーターの数値を控えておき、あとでまとめて入力するため二度手間、転記ミスが発生する
• 事故・トラブル発生時、その場で記録できず、報告書作成が後回しになる
• 撮影した写真の管理がバラバラで、記録としてまとまらない

1-2. 乗車前点検・アルコールチェック・事故報告が別々に管理されている

乗車前点検表、アルコールチェックの記録簿、事故報告書は、それぞれ別の用紙やファイルで管理されているケースが多くあります。

日報と突き合わせて確認しようとすると、複数の記録をいちいち見比べる必要があり、手間がかかります。

• 点検記録・アルコールチェック記録・事故報告書が、それぞれ別の用紙・ファイルで管理されている
• 「この車両、この日に何があったか」を確認するには、複数の記録を照合しなければならない
• 記録の抜け漏れがあっても、日報単体では気づきにくい

1-3. 車両ごとの走行距離・給油量・コストを、月報のたびに集計し直している

月末や四半期ごとに、各車両の運転日報からデータを集めて、走行距離や給油量を手作業で集計している管理者の方も多いのではないでしょうか。

「どの車両のコストが高いか」「燃費が悪化している車両はないか」を分析するには、その都度ピボットテーブルなどを組み直す必要があります。

担当者によって集計フォーマットが異なると、引き継ぎ時にも手間がかかります。

• 月末・四半期ごとに、各車両の走行距離や給油量を手作業で集計し直している
• 車両別のコスト・燃費の傾向を分析するには、その都度集計表を組み直す必要がある
• 集計フォーマットが担当者依存になっており、引き継ぎ時に手間がかかる

2. こんな状態が実現できたら

紙とエクセルの運転日報を見直すと、以下のような業務スタイルが実現できます。

2.1. その場でスマホから記録できる

スマホで車両を選び、写真を撮影するだけで、オドメーターの数値や給油量が記録されます。

事故やトラブルが発生した際も、その場で写真を撮って状況を入力すれば、報告書はすぐに完成します。

記憶が薄れる前に、現場で記録を済ませられる状態です。

2.2. 点検・アルコールチェック・事故報告がひとつにつながる

乗車前の点検結果やアルコールチェックの記録、事故報告が、運転日報と同じ場所に蓄積されます。

「この車両、この日に何があったか」を確認したいときも、複数の用紙やファイルを探し回る必要はなく、一覧から確認できます。

記録の抜け漏れにも、すぐに気づける状態です。

2.3. 集計・分析が自動化される

車両ごとの走行距離・給油量・コストが自動的に蓄積され、月報を作るための集計作業は必要なくなります。

「どの車両のコストが高いか」「燃費が悪化している車両はないか」も、グラフやレポートを見るだけで分かるようになります。

3. ノーコードアプリ「 AppSheet 」でスマホから運転日報を入力する

こうした課題は、Googleが提供するノーコード開発プラットフォーム「AppSheet（アップシート）」を活用することで解決できます。

AppSheet はプログラミングの知識がなくても、スマホやタブレットで使えるアプリをスピーディーに構築できるプラットフォームです。

3-1. スマホで日報を入力、 点検・アルコールチェック・事故報告とつなげて管理

運転者は、スマホから車両を選び、日付・オドメーター・給油量を入力するだけで日報が完成します。

乗車前点検とアルコールチェックは、日報の入力フォームの中にまとめて記録します。

事故が発生した場合は、専用のフォームから日報に紐づけて記録します。これにより、「この車両、この日に何があったか」を、日報を開くだけで確認できます。

3-2. 車両ごとの走行距離・給油量を自動集計する

走行距離は、今回のオドメーターと前回のオドメーターの差分から自動で計算されるため、手計算は不要です。

期間や車両を指定すると、その条件に合致する日報を自動で集計し、走行距離・給油量の合計を表示します。

月末に手作業で集計表を作り直す必要がなくなります。

3-3. QRコードで車両を選び、入力ミスを防ぐ

車両のダッシュボードにQRコードを貼っておいたり、キーに付けておけば、日報入力時にQRコードを読み込むだけで対象車両を選択できます。

車両の台数が多い場合も、リストから車両を探す手間がなく、車両の選択ミスを防止できます。

3-4. 生成AIを活用して、写真からオドメーターや給油量を自動で入力

オドメーターの数値や、給油時のレシートを手入力する代わりに、スマホで撮影するだけで自動入力できます。

撮影した写真は生成AI（Gemini API）に送信され、数値が読み取られて日報に反映されます。

手入力や読み間違いがなくなり、運転後すぐにその場で記録を完了できます。

3-5. Googleデータポータルで月報を自動作成する

蓄積された運転日報のデータは、Googleスプレッドシートに集約されます。

このスプレッドシートをGoogleデータポータルのデータソースにすれば、グラフやレポートを作成して、ダッシュボード表示できます。

月末に手作業で作成していた月報やレポートの作成を自動化できます。

4. AppSheet の導入効果

AppSheetで、エクセルの営業日報をアプリに置き換えると、以下のような変化が期待できます。

5. まずは無料相談から

運転日報のアプリ化について、「自社でも実現できるか確認したい」「どこから始めればよいか分からない」という方は、まずはお気軽にご相談ください。

アプリスイートでは、現在の業務内容をヒアリングした上で、AppSheetで実現できることと、その進め方をご提案しています。初回の相談は無料です。