エクセルの営業日報を外出先からスマホ入力できるアプリに移行

エクセルの営業日報を外出先からスマホでも入力できるようにしたいと思いませんか？この記事では、エクセルによる営業日報の課題を整理し、ノーコードアプリ開発ツール「 AppSheet （アップシート）」を活用してどのように解決できるかを解説します。営業日報を情報共有やマネジメントにも活用したいと考える管理担当者の方はぜひ参考にしてください。

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執筆・監修　AppSheet導入支援・アスラボ株式会社・松野将宏

2015年設立、10年の開発経験があり、自社開発システムで公的機関のIT開発支援事業にも複数回採択されました。2021年にAppSheet開発・内製化支援「アプリスイート」を立ち上げ、中小企業から上場企業まで幅広い業界で開発支援を行っています。豊富な経験と実績から培われた独自の知見で、技術ブログを50本以上執筆しています。

1. 営業日報の管理、こんなことで困っていませんか？

営業担当者が毎日書く日報——「エクセルの日報」ならではの困りごとを抱えたまま運用しているケースは少なくありません。

エクセルの営業日報には、次の3つの課題があります。

1-1. 外出先からスマホで入力できず、帰社しないと日報が書けない

商談が終わり、次のアポに向かう移動中——その場でスマホから日報を入力しようとしても、エクセルでは書きにくい。

帰社してからまとめて書こうとすると、外回りの件数が多い日ほど日報作成が深夜にずれ込み、「日報のためだけに残業している」という状況になっていきます。

日報の提出はこなせていても、担当者の時間が確実に削られている——そんな状況に心当たりはないでしょうか。

• 商談終了後すぐに入力したくても、エクセルはスマホ操作が難しく、後回しにするしかない
• 記憶が薄れてから書くため、活動内容や結果の記述が曖昧になりやすい
• 帰社後に複数件まとめて書くことになり、日報作成が残業の原因になっている

1-2. 日報が顧客情報と紐付いていないため、次の活動に活かせない

「先月、A社にどんな提案をしたっけ？」「前回の訪問で担当者が言っていた課題は何だったか？」——次の商談の前にこうした情報を探し回ることはないでしょうか？

日付ごとにファイルが分かれていたり、担当者ごとにシートが分かれていたりすると、特定の顧客への訪問履歴をまとめて確認する手段がありません。

毎日書き続けた日報が、次の商談に活かされないまま眠り続けている——そんな状況に心当たりはないでしょうか。

• 過去の訪問記録を確認するには、日報ファイルを1件ずつ開いて探し回る必要がある
• 特定の顧客の訪問履歴を時系列でまとめて見る手段がない
• データは蓄積されているのに、必要なときにすぐ引き出せず、商談前の準備に時間がかかる

1-3. 上司が部下の営業活動をリアルタイムで把握できない

提出された日報を確認するには、ファイルを1件ずつ開いていく必要があり、移動中や外出先からは対応できません。

気になる日報にコメントを返したくても、エクセルにはコメント欄がなく、メールで個別に返信するしかありません。

次第に日報が「出すだけで読まれないもの」になっていき、担当者のモチベーションも日報の質も落ちていく——そんな状況に悩んでいませんか。

• 管理者が全員の日報を確認するには、ファイルを1件ずつ開く必要があり、リアルタイムで把握できない
• コメントを返すにはメールで個別対応するしかなく、フィードバックの手間が大きい
• フィードバックが届かないため、日報を書くことへの担当者のモチベーションが下がっていく

2. こんな状態が実現できたら

エクセルの営業日報を見直すと、以下のような業務スタイルが実現できます。

2.1. 訪問が終わった瞬間、その場でスマホから日報を送信できる

商談を終えて次の訪問先に向かう移動中に、スマホで日報を提出できる——そんな状態になれたら、帰社後の日報作業は不要になります。

入力項目はフォーム形式で整理されており、訪問目的・活動内容・活動結果をスムーズに記録できます。

記憶が新鮮なうちに報告できるため、内容の精度も上がります。

2.2. 顧客の訪問履歴がすぐに引き出せる

アプリで営業日報を管理すると、顧客情報と日報がデータとして連携した状態になります。

「A社の詳細画面」を開けば、過去の訪問日報が一覧で表示されるため、「前回どんな話をしたか」「いつ誰が訪問したか」をすぐに確認できます。

複数のファイルを探し回る手間がなくなり、訪問前の準備時間も短縮されます。

営業日報は顧客管理アプリと連携できます。顧客管理アプリについては、 こちら の記事もご参照ください。

2.3. チーム全員の日報が一覧で見えて、その場でフィードバックできる

管理者はアプリを開くだけで、全員の提出済み日報を一覧で確認できます。

気になる日報にはコメントを投稿でき、担当者にはメールで通知が届きます。

移動中でもスマホからフィードバックを返せるため、「日報を書いても誰にも読まれない」という状況がなくなります。

3. ノーコードアプリ「 AppSheet 」なら外出先からスマホで日報を入力できる

こうした課題は、Googleが提供するノーコード開発プラットフォーム「AppSheet（アップシート）」を活用することで解決できます。

AppSheet はプログラミングの知識がなくても、スマホやタブレットで使えるアプリをスピーディーに構築できるプラットフォームです。

3-1. 外出先からスマホで日報を入力する

AppSheet で作成した日報アプリはスマートフォンでの操作に最適化されています。

訪問日・訪問目的・活動内容・活動結果などの項目をフォーム形式で入力し、外出先からでも快適に入力できます。

入力が完了するまで下書きとして保存したり、顧客を選ぶと業種が自動入力されるなど、繰り返し入力する項目を自動化することで、入力の手間をさらに減らせます。

3-2. 顧客マスタと連携して訪問履歴を管理する

AppSheetの参照機能を使うと、営業日報と顧客マスタをデータとして紐付けられます。

顧客の詳細画面を開けば過去の訪問日報が一覧で確認できるため、次回訪問前の情報整理がスムーズになります。

日報を顧客管理アプリと連携させることで、過去の対応履歴や商談履歴と合わせて一元管理できます。顧客管理アプリについては、 こちら の記事もご参照ください。

3-3. 全員の日報を共有し、コメントでフィードバックする

提出された日報は、権限を付与されたメンバーがアプリ上で閲覧できます。

気になる日報に対してコメントを投稿でき、さらにコメントへの返信もスレッド形式で続けられます。

「いいね」などのリアクション機能を加えることで、文字を打たなくても読んだことを伝えられます。

3-4. コメントが投稿されたら自動で通知

日報にコメントが投稿されると、日報の作成者にメールやSlackで自動通知が届きます。

コメントへの返信が投稿された場合も、元のコメント投稿者に通知メールが送られます。

通知メールには該当コメントへの直接リンクが含まれるため、アプリを開いてすぐに内容を確認できます。

3-5. アプリの設計について

このアプリは「日報」「顧客マスタ」「社員マスタ」「コメント」という4つのテーブルを中心に構成します。

日報テーブルが顧客マスタテーブルを参照する構造にすることで、顧客ごとの訪問履歴が自動的に集約されます。写真・添付ファイルも日報に紐付けて管理できます。

4. AppSheet の導入効果

AppSheetで、エクセルの営業日報をアプリに置き換えると、以下のような変化が期待できます。

5. 弊社支援事例：卸売業A社

実際にアプリスイートが支援した営業日報の事例を紹介します。

▶ 【支援事例】AppSheet で営業日報アプリを1ヶ月で開発、全社展開成功 → こちら

機械器具・工具類の卸売業を営むA社では、既存システムの解約に伴い、新たな営業日報の仕組みが必要になりました。

外出の多い営業担当者がモバイルから入力できること、そして営業活動で得た現場情報を商品企画に活用するため、社員全員で日報を閲覧・コメントできる仕組みが求められました。

アプリスイートでは開発委託プランで対応し、仕様確認と改善要望への対応を重ね、テストリリースまで1ヶ月、本番リリースまで1ヶ月の合計2ヶ月で完了しました。

本番リリースから1年2ヶ月後の利用実績では、日報作成数は4,497件、既読スタンプ数は121,302件、コメント数は1,034件と、営業日報アプリが単なる報告ツールを超え、社内コミュニケーションのプラットフォームとして定着しています。

6. まずは無料相談から

営業日報のアプリ化について、「自社でも実現できるか確認したい」「どこから始めればよいか分からない」という方は、まずはお気軽にご相談ください。

アプリスイートでは、現在の業務内容をヒアリングした上で、AppSheetで実現できることと、その進め方をご提案しています。初回の相談は無料です。