エクセルとメールのワークフローをノーコードアプリで自動化

エクセルの申請書をメールで回しているワークフローシステムに限界を感じていませんか？この記事では、エクセルとメールによるワークフローの課題を整理し、ノーコードアプリ開発ツール「 AppSheet （アップシート）」を活用してどのように解決できるかを解説します。稟議・経費申請・休暇申請など、申請の種類を問わず活用できる内容なので、管理担当者の方はぜひ参考にしてください。

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執筆・監修　AppSheet導入支援・アスラボ株式会社・松野将宏

2015年設立、10年の開発経験があり、自社開発システムで公的機関のIT開発支援事業にも複数回採択されました。2021年にAppSheet開発・内製化支援「アプリスイート」を立ち上げ、中小企業から上場企業まで幅広い業界で開発支援を行っています。豊富な経験と実績から培われた独自の知見で、技術ブログを50本以上執筆しています。

1. ワークフロー管理、こんなことで困っていませんか？

エクセルで申請書を作り、メールに添付して承認をもらっている——そんな運用をしている会社はまだ多くあります。

申請の種類が少なく、関わる人数も限られているうちは、この方法でも業務は回るかもしれません。しかし申請書の数が増え、承認ステップが複数になってくると、エクセル＋メールの管理では限界が見えてきます。

エクセルとメールのワークフローでは、次の3つの課題がよく起きます。

1-1. 申請書がどこで止まっているか、確認しないと分からない

申請書をメールに添付して承認者に送った後、「承認されたかどうか」を確認する手立てがありません。

承認者が忙しくてメールを見ていないのか、それとも内容を検討中なのか——状況が分からないまま、確認メールを別途送る手間が発生します。

承認フローが複数ステップある場合はさらに深刻です。第1承認者が承認した後、第2承認者に申請書が渡ったかどうかも、都度確認しなければ把握できません。

• 申請書を送ったことを承認者が見落とし、承認がそのまま放置される
• 承認状況を確認するために、承認者に催促メールや電話をかける手間が発生する
• 急ぎの申請なのに、いつ承認が下りるか読めない

1-2. 差し戻しのたびに書類のやり取りが増える、修正経緯が残らない

承認者から差し戻しを受けると、修正した申請書を再度メールに添付して送り直す流れになります。

やり取りのたびにメールのスレッドが長くなり、「どのファイルが最新版か」が分かりにくくなります。添付ファイルを間違える、あるいは古いバージョンを正として処理してしまうリスクもあります。

差し戻し理由がメール本文に記載されていても、後になってその経緯を追うのは容易ではありません。

• 差し戻しのたびに、修正→再添付→再送付→再承認の手間が繰り返し発生する
• メールのスレッドを遡らないと、過去の指摘内容や修正経緯が分からない
• ファイルが複数バージョン存在し、どれが正しいか混乱する

1-3. 承認ルートの管理に手間がかかる

稟議・経費申請・休暇申請など申請の種類が複数あると、「次は、誰に申請書を送ればよいか」を全員が把握するのが難しくなります。

担当者の異動や組織変更があれば、「次は、誰に送るのか」も変わります。

このような承認ルートの周知が徹底されないと「誰に送ればいいか分からない」という問い合わせが総務や管理部門に発生します。

• 申請の種類や条件（職位や金額など）によって承認者が変わるため、都度確認が必要になる
• 人事異動や組織変更のたびに承認ルートの更新・周知が必要になる
• 新しく入った社員が申請の手順を理解するまでに時間がかかる

2. こんな状態が実現できたら

エクセル＋メールのワークフローを見直すと、以下のような業務スタイルが実現できます。

2.1. 承認状況がリアルタイムで一目で分かる

申請書を提出したら、どのステップまで承認が進んでいるか、どの承認者が担当中なのかが、アプリを開くだけで確認できるようになります。

「承認されましたか？」という確認メールを送る必要がなくなります。

承認者も、アプリを開けば自分が担当する承認待ち案件が一覧で表示されるため、見落としや放置が起きにくくなります。

2.2. 差し戻し・修正・再申請がアプリ上で完結する

差し戻しがあっても、メールのやり取りは発生しません。

承認者はアプリ上でコメントを残し、申請者はその内容を確認して修正・再申請をアプリ上で完結できます。

申請の経緯がアプリに記録されるため、後から見返すことも容易になります。

2.3. 承認ルートの設定は一度やれば、あとは自動で動く

申請の内容や条件（職位や金額など）に応じた承認ルートを事前に設定しておけば、申請が提出されるたびにアプリが自動で適切な承認者を割り当てます。

管理者は承認者の設定をするだけで、以降のすべての申請に自動で反映されます。

申請者や承認者も「次は、誰に送ればいいか」を覚えたり、確認する手間がなくなります。

3. ノーコードアプリ「 AppSheet 」でワークフローを自動化する

こうした課題は、Googleが提供するノーコード開発プラットフォーム「AppSheet（アップシート）」を活用することで解決できます。

AppSheet はプログラミングの知識がなくても、スマホやタブレットで使えるアプリをスピーディーに構築できるプラットフォームです。

申請・承認・差し戻し・回覧といった一連のワークフロー処理を、1つのアプリ上で自動化することができます。

3-1. 申請ボタンを押すだけで承認フローが始まる

申請者がアプリ上で申請書を作成し、「申請する」ボタンを押すだけで処理が始まります。

申請の内容や条件（職位や金額など）に応じた承認ルートが自動で決まり、承認者が自動で割り当てられます。

エクセルファイルを添付してメールを手動で送るという作業は、完全になくなります。

3-2. 承認・却下・差し戻しをアプリ上で完結

承認者はアプリを開くと、自分が担当する承認待ちの申請書が一覧で表示されます。申請書の内容を確認した上で、「承認」「差し戻し」「却下」等を選択して回答します。

承認が完了すると、次のステップの承認者へ自動で通知メールが届き、操作可能な状態になります。

コメント欄を使えば、差し戻し理由や修正内容をアプリ上の記録として残すことも可能です。

3-3. 承認状況がリアルタイムで自動更新される

申請書の承認ステータス（下書き・承認待ち・承認中・承認完了・却下・差し戻し等）は、承認者の操作に応じて自動で更新されます。

申請者はアプリを開くと、自分が提出した申請書の一覧と、各申請書の承認進捗（どのステップまで完了しているか）をリアルタイムで確認できます。

管理者は全申請書の状況を一覧で把握でき、必要に応じてCSVでエクスポートすることもできます。

3-4. 承認完了後は回覧者へ自動通知

全ての承認ステップが完了すると、事前に設定された回覧者へ通知メールが自動送信されます。

回覧者はアプリ上で書類を確認し、「既読」等の操作ができます。

誰が確認済みかを管理者・申請者がアプリ上で把握できるため、書類の展開状況の管理が不要になります。

4. AppSheet の導入効果

AppSheetで、エクセルとメールで回しているワークフローを置き換えると、以下のような変化が期待できます。

5. まずは無料相談から

ワークフロー管理のアプリ化について、「自社でも実現できるか確認したい」「どこから始めればよいか分からない」という方は、まずはお気軽にご相談ください。

アプリスイートでは、現在の業務内容をヒアリングした上で、AppSheetで実現できることと、その進め方をご提案しています。初回の相談は無料です。