ビル・マンション巡回点検をスマホで写真添付や報告書作成自動化

ビルやマンションの巡回点検の記録と報告をスマホでできるようにしたいと思いませんか？この記事では、紙とエクセルで管理している巡回点検の課題を整理し、ノーコードアプリ開発ツール「 AppSheet （アップシート）」を活用してどのように解決できるかを解説します。ビル管理会社・マンション管理会社の担当者の方はぜひ参考にしてください。

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執筆・監修　AppSheet導入支援・アスラボ株式会社・松野将宏

2015年設立、10年の開発経験があり、自社開発システムで公的機関のIT開発支援事業にも複数回採択されました。2021年にAppSheet開発・内製化支援「アプリスイート」を立ち上げ、中小企業から上場企業まで幅広い業界で開発支援を行っています。豊富な経験と実績から培われた独自の知見で、技術ブログを50本以上執筆しています。

1. 巡回点検の記録と報告、こんなことで困っていませんか？

複数の物件を巡回して点検するビル管理・マンション管理の現場では、エクセルで作成した点検表を印刷して、記録した点検結果を後でエクセルの報告書にまとめる管理が今も主流です。

しかしその運用を続ける限り、現場担当者に以下のような負担が積み重なっていきます。

1-1. 複数物件を回りながら、紙の点検表に手書きし、帰社後に転記

1日に5棟、6棟と物件を回り終えて事務所に戻ると、今度はその日の点検内容をエクセルの報告書に転記する作業が待っています。

物件ごとに書式の違う点検表を印刷して持参し、手書きで記入し、帰社後に改めて打ち込み直す——この二度手間が、毎日の業務の中で繰り返されていませんか。

• 物件ごとに点検表を印刷して持参しなければならない
• 現場での手書き記録を、帰社後に転記し直す作業が毎日発生する
• 複数物件を回るため、転記が翌日にずれ込むこともある

1-2.写真を報告書に貼り付ける作業が、毎回1〜数時間かかっている

設備の不具合や気になる箇所をスマホで撮影したはいいものの、その後が大変です。

カメラロールに混在した数十枚の写真を「これはA棟のエントランス」「これはB棟の機械室」と確認しながら探し出し、エクセルの報告書に1枚ずつ貼り付けていく作業——毎回1時間以上かかることも珍しくありません。

• 撮影した写真がカメラロールに混在し、「どの物件のどの箇所か」の確認に手間がかかる
• 写真をエクセルの報告書に1枚ずつ手作業で貼り付けるため、報告書1件の作成に長時間かかる
• 写真の取り違えや貼り付け漏れが、報告書に混入するリスクがある

1-3. 担当物件の指摘事項と対応状況が、どのエクセルに書いたか分からなくなる

「先月のB棟の点検で指摘した給排水の件、その後どうなりましたか？」——管理組合やオーナーからこう聞かれたとき、すぐに答えられますか。

物件ごとにエクセルファイルが分かれていると、どの指摘が対応済みでどれが未対応かを一覧で確認することができません。

担当物件が増えるほど、この把握のしにくさは大きくなっていきます。

• 物件ごとにエクセルファイルが別々で、全物件の指摘状況を横断的に確認できない
• 指摘した不具合の対応が完了したかどうか、追いかけにくい
• 管理組合やオーナーから問い合わせがあったとき、すぐに回答できない

2. こんな状態が実現できたら

紙とエクセルによる巡回点検記録と報告を見直すと、以下のような業務スタイルが実現できます。

2.1. 物件を回りながら、その場でスマホ入力。帰社後の転記なし

紙の点検表を持ち歩く必要はなくなります。

スマホアプリを開いて物件を選び、点検項目を確認しながら入力していく——それだけで点検記録が完成し、その場でクラウドに保存されます。

帰社後に転記作業が残ることはなく、複数の物件を回った日でも、事務所に戻ってから打ち込み直す手間はゼロになります。

2.2. 撮影した写真はその場で点検記録に紐付き、報告書は自動で生成される

現場でスマホ撮影した写真は、その場で点検記録に添付されます。

「A棟エントランスの写真」は「A棟エントランスの点検記録」にその場で紐付くため、帰社後に「どの物件の写真だったか」を探し直す必要がありません。

そして、点検結果が入力された時点で、報告書の自動生成——写真貼り付け・フォーマット整形・PDF化の手作業は、すべて不要になります。

2.3. 全物件の指摘事項と対応状況が、1画面で確認できる

「B棟：給排水の指摘 → 対応中」「C棟：照明交換 → 対応済み」——担当する全物件の指摘事項と対応状況が、アプリを開けば一覧で確認できます。

管理組合やオーナーから問い合わせがあっても、その場で状況を確認してすぐに回答できます。

担当者が変わっても、過去の経緯がデータとして残るため、引き継ぎもスムーズです。

3. ノーコードアプリ「 AppSheet 」でスマホから巡回点検を記録、報告する

こうした課題は、Googleが提供するノーコード開発プラットフォーム「AppSheet（アップシート）」を活用することで解決できます。

AppSheet はプログラミングの知識がなくても、スマホやタブレットで使えるアプリをスピーディーに構築できるプラットフォームです。

3-1. スマホから点検記録を直接入力し、写真をその場で添付する

AppSheet で作成した巡回点検アプリをスマホにインストールすれば、紙の点検表の代わりになります。

物件ごとの点検項目はアプリにあらかじめ設定されているため、画面に従って確認・入力していくだけで点検記録が完成します。

設備の不具合を発見したときも、その場でカメラを起動して撮影し、点検記録に紐付いた状態でクラウドに保存されるため、「どの物件のどの箇所か」が後から判別できなくなるという問題は起きません。

3-2. 点検完了と同時に、報告書PDFを自動生成する

AppSheet には、PDFファイルを自動生成する機能があります。

あらかじめ用意した報告書テンプレートに、点検結果・添付写真・日時・物件名などのデータを自動で差し込み、PDF形式で出力することができます。

写真を探し出す作業も、エクセルに1枚ずつ貼り付ける作業も、フォーマットを整える作業もなくなり、報告書の完成までの時間が大幅に短縮されます。

3-3. 全物件の指摘事項と対応状況を一元管理する

点検中に発見した不具合・指摘事項は、アプリ上で記録し、対応状況（未対応・対応中・対応済み）をステータスとして管理できます。

担当する全物件の指摘事項とステータスを一覧表示できるので、最新の状況を可視化し、即座に確認できます。

物件ごとにエクセルファイルを開き直して確認する手間はなくなります。

4. AppSheet の導入効果

AppSheetで巡回点検アプリを導入することで、以下のような変化が期待できます。

5. まずは無料相談から

巡回点検のアプリ化について、「自社でも実現できるか確認したい」「どこから始めればよいか分からない」という方は、まずはお気軽にご相談ください。

アプリスイートでは、現在の業務内容をヒアリングした上で、AppSheetで実現できることと、その進め方をご提案しています。初回の相談は無料です。