エクセルの顧客管理をノーコードアプリでデータベース化しよう

エクセルで顧客管理をしていて、限界を感じていませんか？この記事では、エクセルによる顧客管理の課題を整理し、ノーコードアプリ開発ツール「 AppSheet （アップシート）」を活用してどのように解決できるかを解説します。顧客管理のデータベース化を検討している管理担当者の方はぜひ参考にしてください。

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執筆・監修　AppSheet導入支援・アスラボ株式会社・松野将宏

2015年設立、10年の開発経験があり、自社開発システムで公的機関のIT開発支援事業にも複数回採択されました。2021年にAppSheet開発・内製化支援「アプリスイート」を立ち上げ、中小企業から上場企業まで幅広い業界で開発支援を行っています。豊富な経験と実績から培われた独自の知見で、技術ブログを50本以上執筆しています。

1. 顧客管理、こんなことで困っていませんか？

エクセルは手軽に使えて便利なツールですが、顧客管理に使い続けると、ある時点から「管理しているつもりなのに、うまく機能していない」という状態になってきます。

顧客管理では、次の3つの課題がよく挙げられます。

1-1. 顧客の情報がバラバラ、一元管理できない

エクセルでは縦横の表形式でデータを管理します。

会社名・担当者名・電話番号といった基本情報を1行に並べることはできますが、「1社の顧客に対して、複数の商談記録や対応履歴を紐づけて管理する」ことは構造的にできません。

記録を追加するたびにシートがどんどん横に広がっていったり、別シートに切り出してデータがつながらなくなる——こうした状況に心あたりはないでしょうか。

• 商談履歴・問い合わせ履歴・クレーム対応の記録がバラバラで、一元管理できない
• 「A社との過去のやり取りをまとめて把握したい」と思っても、情報がどこにあるか分からない
• 対応履歴を顧客ごとに一覧しようとすると、毎回フィルタやコピーを手作業でやることになる

1-2. データはあるけど、レポートは毎回手作業

顧客データがエクセルに蓄積されていても、「データベース化されていない」ため、そのデータを業務に活かすのに毎回手間がかかります。

週次・月次のレポートや会議資料を作るたびに、エクセルからデータを引っ張り出して集計し直す作業が発生——こうした手作業に、毎回追われていませんか。

レポートは「その都度ゼロから作るもの」になっていて、常に作業者の時間と労力に依存している状態です。

• 営業会議の前日になると、資料作成のためのデータ集計に追われる
• 「先月フォローしていない顧客を一覧したい」という依頼が来るたびに、フィルタや関数で作業が発生する
• 担当者別・エリア別・業種別の集計を出すには、毎回並び替えやピボットの操作が必要になる

1-3. エクセルで顧客情報を管理すること自体にリスクがある

顧客情報はエクセルファイルという形で保存されているため、ファイルごとコピーして持ち出せます。

メールに添付して誰かに送る場面でも、誤送信のリスクを完全に排除することはできません。

個人情報保護法の観点からも、顧客情報を扱う以上、この状態は放置できないリスクをはらんでいます。

• 退職した担当者がファイルを持ち出していても、気づけない
• 担当者が変わるたびに引き継ぎが属人化し、「その人しか知らない顧客の経緯」が失われていく
• アクセスできる人・編集できる人の権限を細かく設定することができない

2. こんな状態が実現できたら

エクセルによる顧客管理の課題を解決すると、以下のような業務スタイルが実現できます。

2.1. 基本情報と履歴を一元管理、1つのアプリで完結する

顧客の基本情報（会社名・担当者・連絡先など）と、商談履歴・問い合わせ履歴・対応メモがすべて紐づいた状態で管理できたとしたら、どうでしょう。

A社の詳細画面を開けば、過去の商談内容・直近の対応状況・次回アクションの予定が一目で確認できるようになります。

「どこに何の情報があるか」を探し回る無駄な時間がなくなります。

2.2. レポートは自動で作られ、リアルタイムで確認できる

顧客データがデータベース化されていれば、集計・レポート作成は自動化できます。

毎週月曜日に担当者別の商談件数が自動で集計される、月次の会議資料は数字を引っ張り直す作業なしに最新の状態で用意されている——こうした状態が実現できます。

経営者やマネージャーにとっても、リアルタイムで営業状況の全体像を把握できるようになるメリットがあります。

2.3. 顧客情報のアクセス権を管理、セキュリティリスクを減らす

担当者ごとに閲覧・編集できる範囲を設定できるようになります。

また、ファイルを丸ごと持ち出せるような管理体制からも脱却できます。

個人情報保護の観点から、「管理できている」と言える状態をつくることができます。

3. ノーコードアプリ「 AppSheet 」で顧客管理をデータベース化・一元管理する

こうした課題は、Googleが提供するノーコード開発プラットフォーム「AppSheet（アップシート）」を活用することで解決できます。

AppSheet はプログラミングの知識がなくても、スマホやタブレットで使えるアプリをスピーディーに構築できるプラットフォームです。

3-1. 顧客マスタに商談履歴・対応履歴を紐づける

AppSheet では、「顧客テーブル」と「商談履歴テーブル」「対応履歴テーブル」を別々のテーブルとして設計した上で、顧客ごとに紐づけて表示することができます。

顧客の詳細画面を開くと、その顧客に関連するすべての商談・対応記録がリストで表示される構成です。

エクセルの表形式では実現できなかった「一対多」の情報管理が、データベース構造を使うことで自然に実現できます。

3-2. 対応状況をステータスで管理し、対応漏れを防ぐ

各顧客・各商談に対して「提案中」「受注」「失注」などのステータスを設定し、一覧で確認できます。

「今月フォローが必要な顧客」「先月以降連絡していない顧客」といった条件でリストを自動的に絞り込む設定も可能です。

担当者が抜け漏れなく動けるよう、アプリが仕組みとしてサポートします。

3-3. アラート・リマインダーで次のアクションを忘れない

商談の次回フォロー予定日が近づいたら、担当者にメール・Slack通知を自動送信できます。

AppSheet の Automation 機能を使えば、特定の条件（フォロー予定日が3日後など）を満たしたタイミングで自動的に通知が飛ぶよう設定できます。

「連絡しようと思っていたのに忘れていた」という状況を、仕組みの力で防ぐことができます。

3-4. Googleスプレッドシートと連携してレポートを自動集計する

AppSheet のデータソースは Google スプレッドシートです。アプリ上で入力・更新されたデータはスプレッドシートで一元管理できます。

そのスプレッドシートをデータソースとして、Google データポータル（旧 Looker Studio）を連携させることで、担当者別の商談件数・月次の売上見込み・対応状況のダッシュボードを自動集計・可視化できます。

会議の前日に集計作業をする必要がなくなります。

3-5. アプリの設計について

顧客管理アプリの基本的なテーブル構成は、「顧客マスタ」を中心に、「商談履歴」「対応履歴」「担当者マスタ」を関連テーブルとして設計します。

顧客マスタの1レコードに対して、複数の商談・対応記録が紐づく構造です。

4. AppSheet の導入効果

AppSheetで、顧客管理をデータベース化することで、以下のような変化が期待できます。

5. まずは無料相談から

顧客管理のアプリ化について、「自社でも実現できるか確認したい」「どこから始めればよいか分からない」という方は、まずはお気軽にご相談ください。

アプリスイートでは、現在の業務内容をヒアリングした上で、AppSheetで実現できることと、その進め方をご提案しています。初回の相談は無料です。